Нормативные документы > ЕКСД > Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях > Должности служащих > Секретарь-стенографистка

ЕКСД. Секретарь-стенографистка

Секретарь-стенографистка

Должностные обязанности

• Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
• Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
• Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
• Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
• Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
• Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине или вводом информации в банк данных.
• Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
• Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
• Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
• Принимает документы на подпись руководителю.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать:

• положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
• структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
• стенографию, машинопись, правила орфографии и пунктуации;
• порядок расположения материала при печатании различных документов;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств, правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• основы организации труда;
• основы законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации

• Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.