Нормативные документы > ЕСКД > Документация, отправляемая за границу > ЕСКД. ГОСТ Р 2.903-96 ЕСКД Правила поставки документации (ДСП)

ЕСКД. ГОСТ Р 2.903-96 ЕСКД Правила поставки документации (ДСП)

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПРАВИЛА ПОСТАВКИ ДОКУМЕНТАЦИИ

ГОССТАНДАРТ РОССИИ

Москва

ГОСТ Р 2.903-96

ПРЕДИСЛОВИЕ

1. РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом по стандартизации и сертификации в машиностроении (ВНИИНМАШ) Госстандарта России и Всероссийским институтом по стандартизации (ВНИИстандарт) Госстандарта России.

ВНЕСЁН Научно-техническим управлением Госстандарта России.

2. ПРИНЯТ И ВВЕДЁН В ДЕЙСТВИЕ  Постановлением Госстандарта России от 07 июня 1996 года № 366.

3. ВВЕДЁН ВПЕРВЫЕ.

 ГОСТ Р 2.903-96

СОДЕРЖАНИЕ

ГОСТ Р 2.903-96

 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПРАВИЛА ПОСТАВКИ ДОКУМЕНТАЦИИ

Дата введения 1997-01-01

1. Область применения.

Настоящий стандарт распространяется на конструкторскую документацию (далее в тексте - документация), предназначенную для изготовления, эксплуатации и ремонта изделий военной техники (ВТ), создаваемых по заказам Министерства Обороны РФ или других государственных заказчиков, перечень которых установлен Правительством РФ (далее в тексте - Государственный заказчик, заказчик), а также на эксплуатационную и ремонтную документацию изделий народнохозяйственного назначения, поставляемых заказчику, и устанавливает требования к документации, подлежащей поставке, для её использования по назначению, а также правила поставки и проверки подлинников документации.

Требования настоящего стандарта подлежат применению расположенными на территории РФ предприятиями, организациями и объединениями предприятий, в том числе союзами, ассоциациями, концернами, акционерными обществами, межотраслевыми, региональными и другими объединениями (далее в тексте - предприятия) независимо от форм собственности и подчинения, а также органами управления в РФ, имеющими прямое отношение к разработке, производству, эксплуатации и ремонту ВТ.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Описание ГОСТа
ГОСТ 2.102-68 ЕСКД    Виды и комплектность конструкторских документов.
ГОСТ 2.201-80 ЕСКД    Обозначение изделий и конструкторских документов.
ГОСТ 2.502-68 ЕСКД    Правила дублирования.
ГОСТ 2.503-90 ЕСКД    Правила внесения изменений.
ГОСТ 2.601-95 ЕСКД    Эксплуатационные документы.
ГОСТ Р ВД 2.601-96 ЕСКД    Эксплуатационные документы.
ГОСТ 2.602-95 ЕСКД    Ремонтные документы.
ГОСТ Р ВД 2.602-96 ЕСКД    Ремонтные документы.
ГОСТ 2.902-68 ЕСКД    Порядок проверки, согласования и утверждения документации.
ГОСТ 2.904-74    Правила выполнения, учёта и обращения.
ГОСТ 13.0.001-84    Репрография. Основные положения.
ГОСТ 13.0.002-84    Репрография. Термины и определения.
ГОСТ 13.1.001-85    Репрография. Микрография. Основные положения.
ГОСТ 13.1.001-80    Репрография. Микрография. Документы для съёмок. Общие требования и нормы.
ГОСТ 13.1.101-79    Репрография. Микрофильмы на правах подлинников.
ГОСТ 13.1.203-84    Репрография. Микрография. Правила хранения микроформ.
ГОСТ 13.1.205-85    Репрография. Микрография. Микрофильмы. Правила учёта.
ГОСТ В 15.301-80 СРПП ВТ    Постановка на производство изделий. Основные положения.
ГОСТ 15.601-90 СРПП ВТ    Порядок разработки ремонтной документации. Основные положения.
ГОСТ В 33.301-89 СФД    Порядок отправки документов страхового фонда.
ГОСТ 28388-89    Система обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения.

 

3. Определения и сокращения

3.1. В настоящем стандарте применяют следующие термины:

  • - предприятие-держатель подлинников документов - предприятие, осуществляющее хранение, ведение и учёт документации и имеющее право вносить в них изменения , а также поставлять копии и (или) дубликаты документов своим абонентам и выполнять функции поставщика документации;
  • - поставщик документации - предприятие, осуществляющее поставку документации заказчику (потребителю);
  • - головной поставщик документации - предприятие, осуществляющее поставку комплекта документации на изделия ВТ заказчику (потребителю), координирующее работу держателей подлинников документации, покупные комплектующие изделия и осуществляющее взаимовоздействие с ним;
  • - учтённые копии документации - копии документов, которые учитывают в ОТД (БТД) предприятия - держателя подлинников документации и об изменении которых извещают абонентов (адресатов получателей);
  • - неучтённые копии документации - копии документов, которые не учитывают в ОТД (БТД) предприятия - держателя подлинников документации и об изменении которых не извещают адресата - получателя таких копий;
  • - репрография - по ГОСТ 13.0.002;
  • - микрография - по ГОСТ 13.0.002;
  • - микрофильмирование - по ГОСТ 13.0.002.

3.2. Внастоящем стандарте приняты следующие сокращения:

  • ВТ - военная техника;
  • РФ - Российская Федерация;
  • ОТД - отдел технической документации;
  • БТД - бюро технической документации;
  • ЭД - эксплуатационная документация;
  • РД - ремонтная документация;
  • СФД - страховой фонд документации;
  • ДП - держатель подлинников;
  • МН - магнитный носитель данных.

4. Основные положения

4.1. КД, в том числе ЭД и РД, созданную по контрактам (договорам) с государственным заказчиком (в обеспечение оборонного заказа) на разработку КД, выполненную по стандартам ЕСКД, после завершения в установленном порядке контрактов (договоров) на указанные работы передают соответствующим предприятиям для использования по назначению соответственно при производстве, эксплуатации и ремонте ВТ.

4.2. Документация может передаваться в виде подлинников, дубликатов, учтённых и неучтённых копий, а ЭД и РД также в виде экземпляров типографского издания в зависимости от задач, решаемых принимающим их предприятием, что определяется условиями контрактов (договоров).

4.3. Документация на МН передаётся, как правило, в виде дубликатов. Порядок передачи МН установлен в ГОСТ 28388.

4.4. Поставщик документации несёт ответственность за качество и комплектность поставляемой документации и сроки её передачи. Если он одновременно является держателем подлинников документации, то несёт ответственность за своевременность корректировки, пригодность подлинников МН по ГОСТ 28388 к репрографии по ГОСТ 13.0.001, включая микрографию по ГОСТ 13.1.002 (в том числе микрофильмирование по ГОСТ 13.1.101) и снятие с подлинников дубликатов и копий средствами вычислительной техники и копирографии, а также несёт ответственность за надлежащий учёт, хранение документации в соответствии с требованиями стандартов и условиями контракта (договора) на выполнение этих работ.

4.5. При наличии нескольких ДП поставщиков документации (на изделие в целом и на составные части изделия) ДП документации на изделие в целом может выполнять функцию головного поставщика документации, координирующего работу по поставке документации на составные части изделия, а также на покупные комплектующие изделия по перечню, согласованному с заказчиком, для чего заключает соглашения (субконтракты) с указанными субпоставщиками. Такие субконтракты не должны противоречить основному контракту (договору), заключённому заказчиком с головным поставщиком документации по поставке документации.

4.6. Учёт предприятий - ДП документации по всем составным частям изделия осуществляют по ведомости ДП.

В период разработки изделия ВТ учёт ДП документации ведёт головной разработчик, а в период промышленного (серийного, массового) производства изделий учёт ДП продолжает головной изготовитель изделий, если ему передаётся функция ДП документации на изделие.

По РД учёт ДП на составные части изделия ведёт головной разработчик РД или головное ремонтное предприятие в процессе осуществления серийного ремонта, если ему передана функция ДП на изделие.

4.7. Предприятия - ДП документации на изделие ВТ должны обеспечить выполнение контрактов (договоров) с заказчиком и заданий органов управления РФ на поставку документации в части сроков, удовлетворения потребностей Министерства Обороны РФ и других государственных заказчиков в количестве и качестве поставляемой документации, а также удовлетворения потребностей предприятий промышленности в документации на выполнение работ по мобилизированным планам (по заданиям органов управления РФ, для обеспечения оборонного заказа).

4.8. Комплектность поставляемой заказчику документации (полный комплект на изделие в целом либо составная часть этого комплекта), количество копий, способ изготовления копий и порядок комплектования, вид документации (копии учтённые, неучтённые, дубликаты), количество экземпляров извещений об изменении документов, сроки и порядок поставки должны быть отражены в контракте (договоре) на поставку документации.

В контракте (договоре) также должны быть предусмотрены требования (условия) по поставке документации на изделия, снятые с производства (производство которых прекращено), но находящиеся в эксплуатации.

К поставляемому комплекту документации прикладывают документы, на которые имеются ссылки в поставляемой документации (за исключением указанных в пункте 4.9).

4.9. Государственные, отраслевые и иные стандарты, на которые имеются ссылки в поставляемой документации, при поставке документации не передают.
 Обеспечение ими производится в порядке, установленном Государственной системой стандартизации для изделий ВТ.

4.10. Копии документов, поставляемых заказчику, сброшюровываются, как правило, в альбомы форматами А4 или А3 с твёрдым переплётом. На обложке альбома указывают наименование изделия, его обозначение и индекс изделия при его наличии.

В каждом альбоме должна быть соблюдена последовательность расположения документов в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501.

По согласованию с заказчиком документация может поставляться на листах большого формата в папках (футлярах), при этом в первую папку должна быть включена опись передаваемых документов с указанием о размещении их в папках (футлярах).

Копии документов на МН, поставляемых заказчику, комплектуются в соответствии с требованиями ГОСТ 28388.

4.11. ЭД, поставляемая заказчику в копиях, должна быть выполнена по ГОСТ 2.601, ГОСТ Р ВД 2.601, а РД - по ГОСТ 2.602, ГОСТ Р ВД 2.602.

4.12. КД, передаваемая головному изготовителю изделия для постановки на производство и дальнейшего выпуска и поставки изделий заказчику (потребителю), должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.902, ГОСТ 13.0.001, ГОСТ 13.1.001, ГОСТ В 15.301 и ГОСТ 28388.

4.13. Предприятие - ДП документации в порядке, установленном в ГОСТ 33.301, обеспечивают отправку документации на предприятия, создающие страховой фонд документов, и взаимодействуют с ними по установленным правилам для системы СФД. 

5. Порядок поставки документации

5.1. Основанием и условиями для поставки документации служат:

  • - постановление органа управления РФ;
  • - совместное решение заказчика и органа управления РФ;
  • - совместное решение между заказчиком, головным исполнителем работ по созданию изделий ВТ (головным разработчиком и новым ДП, в роли которого, как правило, выступает головной изготовитель серийных изделий ВТ);
  • - контракт (договор) между передающей и принимающей сторонами, оговаривающий в том числе авторские права и интересы разработчика документации и способы разрешения спорных вопросов (до их разрешения по порядку, определённому законодательством РФ);
  • - наличие лицензии у принимающего предприятия на право деятельности по разработке или производству изделий ВТ в соответствии с нормативными и правовыми актами РФ.

В указанных решениях, при необходимости, оговаривают:

  • - наименование и обозначение изделия, номенклатуру (комплектность) документации, стадию жизненного цикла изделия (этап разработки документации), на которой предусматривается передача подлинников документации, а также необходимость передачи дубликатов, копий и другой документации, например, копий актов и протоколов испытаний;
  • - протоколов согласования применения покупных комплектующих изделий;
  • - документов по выполнявшимся экспертизам, патентным и иным исследованиям;
  • - сертификатов;
  • - итоговых документов по проведению надзоров специализированными органами (по безопасности, экологичности т.п. изделия) и других.

В этих же решениях оговаривают необходимость мероприятий, предусматриваемых для головного разработчика, по содействию в постановке на абонентный учёт нового ДП в тех организациях, абонентом которых он является к моменту передачи подлинников новому ДП, включая СФД.

Указанные мероприятия и работы в числе прочих должны найти отражение в контрактах (договорах) передающей подлинники документации и принимающей их сторон.

Решение о поставке документации другим предприятиям принимает только заказчик.

5.2. Для проверки передаваемых подлинников документации создаётся комиссия, в состав которой входят представители предприятий, передающих и принимающих документацию, и представители заказчика на этих предприятиях.

Председателем комиссии назначают представителя предприятия, принимающего подлинники документации.

Комиссия проверяет:

  • - комплектность и соответствие подлинников документации требованиям ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.501, ГОСТ 2.902, ГОСТ 13.1.002, ГОСТ 13.1.101, ГОСТ 28388;
  • - физическое состояние подлинников документации и их микрофильмов (или микроформ других видов);
  • - полноту внесения изменений в подлинники документации по ГОСТ 2.503, ГОСТ 28388 на момент передачи подлинников.

5.3. Результаты проверки подлинников документации оформляют актом, который высылают заказчику, участвующему в решении по пункту 5.1).

Все недостатки в подлинниках документации, выявленные комиссией, должны быть устранены передающим предприятием до передачи подлинников.

5.4. Передачу подлинников документации осуществляют по плану-графику, в котором отражается номенклатура, сроки корректировки документации (с учётом работ по устранению недостатков, выявленных при проверке), порядок передачи подлинников и ответственные исполнители.

Предприятие передающее подлинники, составляет план-график, согласовывает его с предприятиями, принимающими подлинники, и с представителями заказчика на этих предприятиях.  План-график утверждают руководители передающего и принимающего подлинники предприятий.

5.5. Предачу подлинников документации оформляют приёмосдаточным актом, типовая форма которого приведена в приложении А.

Приёмосдаточный акт подписывают представители предприятия, передающего подлинники, и предприятия, принимающего подлинники, а также представители заказчика на этих предприятиях.

Приёмосдаточный акт (свой экземпляр документа) хранит каждая из подписавших его сторон в ОТД (БТД) предприятия.

5.6. Передача подлинников документации осуществляется по описи, в которой перечисляют все передаваемые подлинники документации на конкретное изделие.

В описи следует приводить ссылку на номер сопроводительного письма, которыми отправляется документация. Опись прилагают к приёмосдаточному акту, типовая форма которого приведена в приложении Б.

При наличии более чем одной описи их нумеруют арабскими цифрами. Количество описей (кроме одной) указывают в приёмосдаточном акте.

5.7. Передаваемы е подлинники (дубликаты, копии) должны быть упакованы. Упаковка должна обеспечивать сохранность документации при хранении и транспортировке. Складывать подлинники не допускается.

5.8. Если какие-либо подлинники документов изделия не подлежат передаче или отсутствуют на предприятии, передающем подлинники (например, переданы ранее другому предприятию или не получены от предприятия - ДП этой документации), то на них должна быть составлена опись с указанием их местонахождения. Типовая форма описи приведена в приложении В.

5.9. Предаче подлежат подлинники документов изделия, которые не применяют в документации других изделий, не подлежащих передаче.

Номенклатуру подлинников, не подлежащих передаче, устанавливает предприятие, передающее подлинники.

Взамен непередаваемых подлинников передают дубликаты либо учтённые копии, вид передаваемых документов и количество копий согласовывают с заказчиком.

5.10. Предприятие, передающее подлинники, должно поставить в известность предприятие, принимающее их, что эти подлинники были ранее подвергнуты микрофильмированию для СФД, и передать вместе с подлинниками документации на изделие сопроводительные перечни.

5.11. Одновременно с подлинниками документации должны быть переданы подлинники извещений об изменении, по которым внесены изменения.

При передаче большого количества подлинников, когда процесс передачи подлинников занимает длительный период, вопрос о внесении изменений в подлинники по извещениям, выпущенным в период их передачи, должен решаться по согласованию с предприятием, передающим, и предприятием принимающим эти пождлинники, и представителями на этих предприятиях.

В случае, когда по этим извещениям изменения должны вноситься предприятием, принимающем подлинники, предприятие, передающее подлинники, вместе с ним передаёт и подлинники извещений, по которым будут вносить изменения. Извещения об изменении должны передаваться по описи, типовая форма которой приведена в приложении Г. Допускается составлять отдельную опись на извещения об изменениях, по которым должны вноситься изменения в подлинники документации предприятием, принимающем подлинники.

5.12. При передаче подлинников должны быть одновременно переданы сведения об учтённых абонентах и применяемости передаваемых документов, а также внесены изменения в эти документы.

Эти сведения, как правило, паредают в виде имеющихся не передающем предприятии карточек учёта документов с внесёнными в них записями на день передачи документации или путём передачи копий этих карточек. Допускается взамен карточек учёта передавать описи учётных абонентов и применяемости по каждому передаваемому подлиннику, типовая форма которых приведена в приложении Д.

5.13. Предприятие, передающее подлинники, делает в своих инвентарных книгах отметки об их передаче.

5.14. На всех оставляемых на передающем предприятии карточках учёта или экземплярах копий (альбомов копий), снятых с передаваемых подлинников, на видном месте рекомендуется проставлять штамп "ПОДЛИННИК НА ПРЕДПРИЯТИИ ....". В штамп вписывают код предприятия, которому переданы подлинники, в соответствии с требованиями с ГОСТ 2.201.

5.15. Предприятие, принимающее подлинники, должно принять на абонентный учёт предприятия, перечисленные в карточках учёта документации, или описи учётных абонентов (с уведомлением их об этом).

5.16. Предприятие, передающее подлинники документации изделия, обязано сообщить предприятиям, являющимся ДП документов на составные части изделия, о необходимости постановки на абонентный учёт и обеспечении нового предприятия, принимающего подлинники, копиями и (или) дубликатами этих документов.

5.17. Предприятие, передающее подлинники, обязано сообщить об их передаче всем предприятиям, являющимся держателями учтённых копий и (или) дубликатов передаваемых документов.

5.18. Если предприятие, передающее подлинники, не является разработчиком передаваемой документации, то оно обязано сообщить о передаче подлинников также предприятию, впервые разработавшему данную документацию, независимо от наличия у разработчика документации учтённых копий или дубликатов передаваемых документов.

К сообщению о передаче прикладывают опись передаваемых подлинников, ранее разработанных предприятием - разработчиком, типовая форма которого приведена в приложении Б.

 5.19. Предприятия, являющееся держателем учтённых копий и (или) дубликатов, в месячный срок после получения сообщения о передаче подлинников должны подтвердить предприятию, принимающему подлинники, необходимость сохранения на абонентном учёте имеющихся у них документов.

5.20. Предприятие, получившее (приняышее) подлинники, должно зарегистрировать их инвентарной книге подлинников по ГОСТ 2.501 или ГОСТ 2.904, при этом на каждом листе полученного подлинника вычёркивают или смывают имеющиеся записи в дополнительных графах основной надписи "ИНВ. № ПОДЛ." и "ПОДПИСЬ и ДАТА" и указывают в них или над ними на поле для подшивки при отсутствии места в этих графах новый инвентарный номер и проставляют подпись и дату.

5.21. Если на предприятии, получевшем подлинники документов, ранее действовали дубликаты этих документов, то эти документы в месячный срок должны быть изъяты из обращения.

Изъятие дубликатов должно производиться по ГОСТ 2.502, ГОСТ 28388.

5.22. Возможность применения копий, ранее снятых с передаваемых подлинников, и копий, снятых с изымаемых дубликатов, решает предприятие, принимающее подлинники документов, по согласованию с представителем заказчика.

5.23. При аннулировании дубликатов и копий, соответствующие отметки должны быть сделаны в инвентарной книге и карточках учёта документов.

5.24. Перечень предприятий, подлежащих постановке на абонентский учёт документации на изделия ВТ, согласовывают с заказчиком или представителем заказчика (по указанию заказчика).

5.25. Размножение и рассылку документации на изделия ВТ заинтересованным предприятиям, не состоящим на абонентском учёте, производят только с разрешения заказчика или представителя заказчика (по указанию заказчика) и при наличии у заинтересованного предприятия лицензии на право деятельности по разработке или производству изделий ВТ.

6. Порядок проверки подлинников документации

6.1. Для обеспечения возможности поставки документации проводят проверку её подлинников на предприятии - ДП. Проверке подлежит физическое состояние подлинников документации, их комплектность, правильность её учёта и хранения в соотвествии с ГОСТ 2.502, ГОСТ 2.902, ГОСТ 13.1.203, ГОСТ 13.1.205, ГОСТ28388.

6.2. На заказчика возлагаются функции контроля физического состояния, комплектности документации, правильности их учёта и хранения.

6.3. Представители заказчика на предприятиях - ДП документации совместно с представителями этих предприятий не реже одного раза в год и перед поставкой документации проверяют физическое состояние и комплектность подлинников документации, условия и правила их учёта и хранения.

При отсутствии представителя заказчика на предприятии функции контроля документации возлагают на лиц, назначенных заказчиком.

6.4. По результатам проверки подлинников оформляют акт, типовая форма которого приведена в приложении Е, и составляют план мероприятий по устранению выявленных недостатков.  Акт и план мероприятий, утверждённые руководителем предприятия и представителем заказчика, высылают заказчику.

В акте проверки в общем случае указывают:

- основание для проведения  проверки документации и состав комиссии;

- результаты проверки:

  •      - правильность учёта и хранения подлинников;
  •      - их физическое состояние;
  •     - пригодность к микрофильмированию (или иным формам микрографии);
  •     - своевременност и правильность внесения изменений по извещениям;
  •     - соответствие помещений хранилищ и их оборудования требованиям нормативных документов;
  •     - состояние карточек учёта документов и приёмка новых подлинников в ОТД (БТД);
  •     - выявленные недостатки;

- выводы и предложения по устранению обнаруженных недостатков;

- подписи представителей заказчика и представителей предприятия, проводившего проверку.

Приложение А

(рекомендуемое)

ФОРМА ПРИЁМОСДАТОЧНОГО АКТА О ПЕРЕДАЧЕ КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Приложение Б

(рекомендуемое)

ФОРМА ОПИСИ ПЕРЕДАВАЕМЫХ ПОДЛИННИКОВ (ДУБЛИКАТОВ, КОПИЙ) КОНСТРУКТОРОСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Приложение В

(рекомендуемое)

 ФОРМА ОПИСИ НЕПЕРЕДАВАЕМЫХ ПОДЛИННИКОВ КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Приложение Г

(рекомендуемое)

ФОРМА ОПИСИ ПЕРЕДАВАЕМЫХ ПОДЛИННИКОВ ИЗВЕЩЕНИЙ

Приложение Д

(рекомендуемое)

 ФОРМА ОПИСИ УЧТЁННЫХ АБОНЕНТОВ И ПРИМЕНЯЕМОСТИ ДОКУМЕНТАЦИИ

Приложение Е

(рекомендуемое)

 ФОРМА АКТА ПРОВЕРКИ ПОДЛИННИКОВ КОНСТРУКТОРОСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ