Нормативные документы > ЕКСД > Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях > Должности руководителей > Заведующий канцелярией

ЕКСД. Заведующий канцелярией

Заведующий канцелярией

Должностные обязанности

• Организует работу канцелярии.
• Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
• Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
• Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
• Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.
• Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
• Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
• Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
• Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
• Руководит работниками канцелярии.

Должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
• Единую государственную систему делопроизводства;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства;
• схемы документооборота;
• порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
• сроки и порядок сдачи дел в архив;
• системы организации контроля за исполнением документов;
• оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
• основы экономики, организации производства, труда и управления;
• законодательство о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации

• Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.